Acme Legal, kontrollü bir sözleşme iş akışıyla onay tıkanıklıklarını %40 azalttı.
Acme Legal ekibinin e-posta tabanlı incelemelerden yapılandırılmış iş akışlarına nasıl geçtiği—İnceleme, Onay, Sözleşme Merkezi ve İçgörüler kullanarak standartları koruyup yürütmeyi hızlandırdı.
Ürün detaylarını mı istiyorsunuz? Aşağıda kullandıkları iş akışlarına bakın.
Bir bakışta
Sorun, yaygınlaştırma ve değişenler—tam hikayeyi okumadan.
Onaylar, kimin neye sahip olduğuna dair görünürlük olmadan e-posta dizilerinde tıkanıyordu.
Oluştur + Taslaklar—her sözleşme türü için standartlaştırılmış başlangıç noktaları.
İnceleme + Onaylar + Sözleşme Merkezi—her karara yapı kazandırıldı.
Onay döngüsü 5 günden 2 güne düştü. 6 ayda sıfır kaçırılan yenileme. Tam denetim izi.
Durum
Harmonity öncesinde sözleşme işleri nasıl görünüyordu.
- •E-posta dizilerinde sürüm karmaşası
- •Sahipliği belirsiz yavaş onaylar
- •Anlaşma türleri arasında tutarsız dil
- •İmza sonrası zayıf görünürlük
Her karar için tam denetlenebilirlik gerekiyordu. Hukuk dışı paydaşlara geniş düzenleme erişimi verilemezdi. 200'den fazla tedarikçi sözleşmesinde yenilemelerin takip edilmesi gerekiyordu.
Ölçekte ne bozuldu
Gecikmelere veya riske neden olan belirli sürtüşme noktaları.
Sözleşmeler sürüm kontrolü olmadan e-postayla dolaştırılıyordu—üç kişi bilmeden aynı maddeyi düzenliyordu.
Onay zincirleri gayri resmi olarak mevcuttu. Kimin neyi, ne zaman onayladığına dair kayıt yoktu.
Yenilemeler yalnızca tedarikçiler veya müşteriler işaret ettiğinde ortaya çıkıyordu—genellikle son tarihten sonra.
Hukuk ekibi zamanının %30'undan fazlasını esasa ilişkin inceleme yerine durum güncellemelerine harcıyordu.
Yeni çalışanların bir kılavuzu yoktu—inceleme kalitesi tamamen kimin müsait olduğuna bağlıydı.
“Sözleşmeleri gerçekten incelemekten çok takip etmeye zaman harcıyorduk.”
Yaygınlaştırma
İlk sözleşmeden tekrarlanabilir iş akışlarına nasıl geçtiler—her şeyi bir anda değiştirmeye çalışmadan.
Oluştur / Şablonlar / Taslak
En önemli 5 sözleşme türü taslak sözleşmelerle taşındı. Her yeni sözleşme standartlaştırılmış bir temel üzerinden başladı.
İncele / Kılavuzlar
İnceleme kontrol listeleri ve kılavuz kuralları yapılandırıldı. Sapmalar ve riskler otomatik olarak tespit edildi.
Onayla / Görevler ve Hatırlatıcılar
Son tarihli sıralı onay zincirleri oluşturuldu. Her adımın net bir sahibi ve bitiş tarihi vardı.
Sözleşme Merkezi / İçgörüler
Tüm imzalanmış sözleşmeler yapılandırılmış alanlarla merkezileştirildi. Yenilemeler ve yükümlülükler portföy düzeyinde görünür oldu.
İzinler ve denetim geçmişi her aşamada bozulmadan kaldı—sessiz düzenleme yok, kanıt bağlantılı çıktılar, her eylem için net sahipler.
Kullandıkları iş akışları
Önemli olan ürün parçaları—ve her birinin sağladıkları.
Oluştur
Sürüm kontrollü şablon tabanlı taslak hazırlama. Her sözleşme temiz başladı.
İncele
Kılavuz kurallarıyla yapılandırılmış inceleme. Sapmalar ve riskler otomatik olarak işaretlendi.
İş Birliği
Yorumlar, @bahsetmeler ve belge rolleri geri bildirimi yapılandırılmış ve görünür tuttu.
Onayla
Son tarihli sıralı onaylar ve her karar için tam denetim geçmişi.
Sözleşme Merkezi
Anlamsal arama, yapılandırılmış alanlar ve tüm sözleşmelerde eksiksiz kayıt geçmişi.
İçgörüler
Yenileme uyarıları, yükümlülük takibi ve yönetim için portföy düzeyinde panolar.
Ne değişti
İş akışlarına bağlayabileceğiniz sonuçlar—sadece bir referans mektubu değil.
Döngü süresi
Onay döngüsü 5 günden 2 güne düştü—daha az aktarma, daha net sahiplik.
Kalite ve standartlar
Tüm anlaşma türlerinde tutarlı dil. İmzaya ulaşan daha az sapma.
Onaylar
Her onay adımının net bir sahibi, son tarihi ve denetim izi var.
İmza sonrası görünürlük
Yenilemeler 90 gün önceden görünür. Yükümlülükler net sahiplere atanmış.
Neden işe yaradı
Değişikliğin kalıcı olmasını sağlayan temel mekanikler.
Tek sözleşme kaydı
Metin, geçmiş ve kararlar tek bir doğruluk kaynağında bağlı kalır—dağınık dosya yok.
Kontrollü iş birliği
Roller, izinler ve sessiz değişiklik yok—her düzenleme ve karar izlenebilir.
Yapılandırılmış çıktılar
Kanıt bağlantılı riskler, yükümlülükler ve sapmalar doğrudan portföy görünümlerine beslenir.
Başka bir ekibe ne söylerlerdi
Okuyucuların kendilerini değerlendirmesine yardımcı olan tavsiyeler.
Taslak sözleşmelerle başlayın—her şeyi bir anda düzeltmeye çalışmayın. Önce en önemli 5 sözleşme türünüzü temizleyin.
Onay zincirlerinden önce inceleme kuralları ekleyin. Kalite kapıları hız kapılarından daha önemlidir.
Yönetim desteğini hız iyileştirmesini değil, denetim izini göstererek alın. Uyumluluk içeride satış yapar.
Yaygınlaştırmayı sahiplenecek her ekipten bir kişi atayın. Paylaşılan sahiplik, sahipsizlik demektir.
Tam olarak yaygınlaştırmadan önce bile ilk günden Sözleşme Merkezi'ni kullanın. Görünürlük birikerek artar.
İlgili hikayeler
Benzer ekiplerden veya şirket aşamalarından daha fazla örnek.
Kılavuz odaklı iş akışlarıyla 3 ofiste incelemeyi standartlaştırdı
Ad hoc sözleşmelerden 3 haftada tekrarlanabilir iş akışlarına geçiş
Tedarikçi sözleşmelerini portföy çapında yenileme takibiyle merkezileştirdi
Bu iş akışının ekibiniz için nasıl göründüğünü görün
Mevcut sürecinizi temiz bir yaygınlaştırmaya eşleyeceğiz—oluşturma ile başlayın, ardından hazır olduğunuzda inceleme, onaylar ve portföy görünürlüğünü ekleyin.
Kullanıcı bazlı planlar. Yapay zeka, ücretli planlarda Adil Kullanım kapsamında dahildir.